”Huskelapp” for arrangement i Kjærra Fossepark.
1. Kontakt stiftelsen Kjærra Fossepark, be om et møte/ en samtale.
2. Avklar om du har behov for hjelp, en lokal arrangør eller kontaktperson. Omfanget av det du planlegger avklares.
3. Omfanget gir også en pekepinn om valg av arena, Kjærra amfi (obs grunneier er Helgeland gård og avtaler gjøres der) egner seg for konserter fra 450 – 1000 personer, Gabrielløkka for konserter av størrelse fra 800 – 2500 personer, stolpehuset for intimkonserter eller andre begivenheter fra 50 personer og opp til 250. Myhrejorden har en betydelig større kapasitet, arrangement utover 2000 personer, men også betydelig færre da en slette som dette gir betydelig fleksibilitet. Adkomst for funksjonshemmede alle disse steder. Toalett og grunnvannspumpe,- strøm.
4. Vi har 2 fløtningshus ved brua som kan brukes av mindre grupper, - fra 1 til ca. 12- 15 personer. Strøm (lys, varme), utedo og vedovn. Brukes ofte til møter, Galleri, samlinger av mindre grupper. Brukes ofte som ”back stage” for artister ved konserter. Litt bratt adkomst opp en sti.
5. Avklar ønsket/aktuell dato i forhold til andre arrangement i Kjærra Fossepark, slik at det ikke blir konflikt eller overlapping som gir negative effekter for deg selv eller andre arrangører. Hver torsdag i fiskesesongen er det aktivitet med fiske i området. Se Kjærrategna og andre fiskeformer på nettsiden og på linker. Disse torsdagene er det mye folk, - ønsker dere litt mer fred og ro, - velg en annen dag eller en annen tid på dagen.
6. Sørg for å samkjøre din markedsføring med det fellesmaterialet som stiftelsen lager til hver sesong. Dette betyr at du må ha ditt opplegg klart før dette trykkes på ettervinteren/våren. Avtal dette med stiftelsen. Frister settes og toger går fort forbi. ”Tidligst mulig” er et stikkord iom at det meste av reklamemateriell/info for neste sommer skal være ferdig så tidlig som ved juletider (Larvik Turistkontors brosjyrer). Dette legges også ut på et nettverk av nettsider.
7. Lokal erfaring bør lyttes til. Stiftelsen har arrangert events i Kjærra Fossepark i mange år og stiftelsen deler gjerne erfaringer med dere. Å pakke et produkt er noe vi ofte har gjort, - spør oss. Vi er i naturen på godt og vondt og har erfaringer fra regn, sol, temperatur og vind.
8. Vi vil også kunne bidra med hvordan man i detalj anlegger arrangementet i forhold til bruk av areal. Vi skisser gjerne litt sammen om dette.
9. Det er strøm, vann og toaletter i området. Man kan lyssette fossene, og har egne ildsteder/bålplasser som gir stemning i mørke tider av året. Dette kan brukes og vi viser dere hvordan vi legger opp dette konfortabelt og med et særpreg. Brua er lyssatt og tiden styres av en tidsbryter.
10. Parkering og logistikk avklares med stiftelsen. Særlig dersom en må ha plasser utover opparbeidet parkeringsareal.
11. Skilting og markeringer ved RV 40 og ned mot arrangementstedet avklares med stiftelsen. Markedsføringen og hvordan og når dette gjøres er viktig.
12. Betaling for bruk av areal avklares med stiftelsen. Dersom dere skal bruke Kjærra amfi avtales dette med grunneier til Kjærrasletta på Helgeland gård.
13. Egen søknad om skjenke bevilgning må sendes kommunen i god tid før arrangementet. Kontakt oss dersom du må ha hjelp.
14. Vakter ved større arrangement er nødvendig. Dette må avklares og stiftelsen ønsker å vite hvordan dette skal gjøres.
15. NB: Det er forbundet med fare for liv og invaliditet å hoppe eller stupe fra brua. Elva er grunn og steinete og vannet er oftest brunt eller mørkt, slik at en ikke ser bunnen. Ha et særlig blikk på dette.
16. Det er ved større vannføring sterkt drag i elva. Det er fare for å bli trukket ut i fossene ved bading dersom en kommer inn i sterk strøm. Bad derfor kun der kjentfolk kan vise sted og når vannføringen tillater. Mange artister ønsker en liten dukkert sommertid, slik at dette blir fort aktuelt.
17. Brannvesen og røde kors i Lardal stiller ofte opp ved større konserter. Må avtales.
18. Ved behov for rask ambulansehjelp tar dette ca 30 minutter, dersom en ikke får ambulansehelikopter. Ofte har man gjester som kan hjelpe dersom ulykka først er ute. Det er plassert livbøyer på sentrale steder langs elva.
19. Navn, telefonnummer og e-postadresser på kontaktpersoner hos dere og hos stiftelsen utveksles. Det kan dukke opp ting som endrer tidligere planer.
20. Området skal leveres tilbake i den stand dere fikk ta dette i bruk.
Ofte stilte spørsmål:
Lykke til og ta kontakt
Hilsen Kjærra Fossepark
Lars W. Solheim (leder)
Stiftelsen Kjærra Fossepark - N-3275 Svarstad